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关于盘点

仓储管理
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一、仓库盘点的定义和目的

1、盘点作业的定义

  仓库盘点作业是指对在库的物品进行账目和数量上的清点作业。

2、盘点作业的目的

    核查实际库存数量,盘点可以查清实际库存数量,并通过盈亏调整使库存账面数量与实际库存数量一致。

    计算企业资产的损益,库存物品总金额直接反映企业流动资产的使用情况,库存量过高,流动资金的正常运转将受到威胁,因此为了能难确地计算出企业实际损益,必须通过盘点。

    发现物品管理中存在的问题,过盘点查明盈亏的原因,发现作业与管理中存在的问题,并通过解决问题来改善作业流程和作业方式,提高人员素质和企业的管理水平。

二、仓库盘点的四大方法

        一般仓库都要定期盘点,好一点的仓库,每一周盘一次,也有每个月盘点的,也有每个季度或年末盘点的,每一年至少盘一次。

1、永续盘点法

  永续盘点法或者叫动态盘点法,就是入库的时候就盘点。

  一般入库不全检,抽检一部分就上货架了,或者就放在固定的一个区域里面。最好是入库的时候把数量点一点,顺便看一看质量,看完以后就放一个位置,跟保管卡核对。

  【案例】

  某位仓库管理专家采用了用颜色标识的办法,很有效。

  吊牌或者货卡用两种颜色,一面是白色,另一面是黄色。入库的时候填白色这面,如果这一堆货一直没动,就一直白色,一旦要动这个货,就把它翻过来,写在后面黄色的这部分。下次盘点的时候,只要是白色的部分就不用盘了,因为没动过。这样可以减少重复的劳动。这叫随机盘点,一进来就盘好,下次盘点的工作量就减少了,也叫动态盘点、永续盘点,随时知道准确的库存量,化整为零。

2、循环盘点法

  循环盘点,就是每天盘点一定数目的库存。按照入库的先后顺序来进行,先进来的东西先盘,后进来的东西后盘。

  或者今天进来的货量很大,一天盘不完,那第二天先把今天剩下的这一部分盘完,明天下午再盘上午新进来的货,每天都是很有节奏地工作,分阶段去进行。循环的盘点节省人力,全部盘完一部分再开始下一轮的盘点,化整为零。

3、重点盘点法

  哪些物品要重点盘?例如,进出频率很高的,易损易耗的都需要盘点,这样可以防止出现偏差。

4、定期盘点法

  一般仓库都要定期盘点,好一点的仓库,每一周盘一次,也有每个月盘点的,也有每个季度或年末盘点的,每一年至少盘一次。

  每一周盘一次是很好的,如此一来库存周报就很精确了。销售有销售日报表,库存有库存周报表。如果品种不是很多,也可做日报表,每天有库存报表,每天盘点。周期越短,越容易及时处理那些超过储存期的呆滞的库存,及时处理掉。

  表1  四种盘点方法比较

序号

方法名称

操作规程

此方法的优点

1

永续盘点法或动态盘点法

入库时随之盘点,及时与保管卡记录核对

可随时知道准确存量,盘点工作量小

2

循环盘点法

按入库先后,每天盘点一定数量的存货

节省人力/全部盘完后开始下一轮盘点

3

重点盘点法

对进出频率高/易损耗/价值高的存货重点盘库

可控制重点存货动态有效防止发生差错

4

定期盘点法(全面盘点法)

  定期(周/月/季/年末)全面清点所有存货   

便于及时处理超储/呆滞存货

 

三、仓库盘点流程

        仓库财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人.要求每一个区域都有相应的盘点员和财务复核人员由财务人员担任该区域的盘点组长。

1、财务部事先准备好盘点单要求已经编号并且连号。

2、每月28日上午8:30开始盘点,仓库冻结一切库存的收、发、移动操作。

3、仓库主管负责协调具体的盘点工作由其领取盘点单。

4、仓库财务部分别指定每一个存储区域的盘点负责人.要求每一个区域都有相应的盘点员和财务复核人员由财务人员担任该区域的盘点组长。

5、将盘点清单发放到每一个盘点区域的盘点人员。

6、实施盘点由储运人员进行盘点财务人员复核。

7、财务部收取所有的盘点清单要求所有清单连号没有遗漏.并进行汇总。

8、对比库存帐比较差异。

9、 对比差异报告由仓库对差异项进行复盘。

10、再次对复盘结果进行汇总并与库存帐比较差异。

11、仓库分析差异原因作详细书面报告同时提出差异调整申请。

12、财务经理及总经理对差异调查报告及差异调整申请进行审批。

13、仓库根据审批情况作库存差异调整。

14、财务部根据审批情况作库存财务帐差异调整。

四、盘点注意事项

1、部门配合:

        一个正常生产经营的企业他的物流是时刻变动的,是一个动态的指标,而企业盘点的目的,就是要查出某一个时间点的库存量,而库存量却是一个静态的指标,这就形成了一个矛盾,这就要求生产和销售部门在盘点期间暂时停止物料的收发运作,达到仓库所需要的无变动状态。所以在盘点期间,即使生产出货照常进行,也要将生产所需物料提前发放到生产线上,以达到仓库物料的静态。此时的盘点要求只局限于仓库本身,如果是年底全面盘点,生产和一切物流要全部停止动作,生产线上没有完工的物料在逻辑上还要退回仓库,再进行全面的盘点。2、人员配置:

        仓库的盘点必须配备一定的人员,参与盘点的人员必须具备一定识别和计量物料的能力,对于盘点工作,同时各部门还要有相应的监督机制,除仓管员以外,其他部门的人员也必须参与盘点,比如PMC和财务部,生管部需要检查库存品名数量,财务部不仅要对品名数量进行监督,还要对库存的价值进行计算,各部门人员的共同参与,一定程度上还增强了盘点人员的队伍,加速了盘点工作的进行。3.、盘点时间:

        仓库的盘点时间一般选择在月底的最后一天,当然也会由于临时的需要进行月中盘点。

        选择在月底盘点的优势很多

    第一、月底盘点与仓库每月结账时间保持一致,更利于查找差异,分析差异原因;

    第二、月底盘点与财务结账保持了数据的共享与协调,提高了数据的使用效率;

    第三、月底盘点为生产各项数据报表与财务月报表提供了真实有说服力的数据;

    第四、月底盘点后的数据真实可靠,为下月仓库数据的准确性提供了相应的保障。4、前期准备:

        对盘点前的物料,仓库管理员应该提前做准备。第一,将同一类别,品名的物料放在一起,以便于盘点工作的顺利进行;第二,检查物料卡的收发结存记录,并核对实物数量;5、详细记录:

        盘点人员在盘点期间,必须认真核对实物的品名,数量,料号,做到准确无误,对实物过小的原料,还要借助一定的计量工具(如电子称,卡尺等)进行计量,进行专门的称量计算。对于贵重材料成品,还要进行重点记录,精确计量。6、复盘:

        根据概率论原理,同一工作失误犯第二次的可能性是很低的。在进行第一次盘点以后,有条件的企业还要对经过盘点的实物进行复盘,以提高数据的准确性,减少工作中的失误。7.、查找差异原因:

        盘点结束以后,相同的品名要将账存数量与盘点数量相比较得到差异,如果差异在合理的范围内,那么就不需要分析差异原因,如果差异率超过企业的规定的范围,就必须对差异做出说明与原因分析,最后调整帐务,做到账实相符,在这里需要提示的一点就是次月的月初数应该与本月的盘点数相等,而不是与帐务结存数相等,否则就会将差异数带入到下月的帐务当中,盘点也自然失去了他应有的意义和效果。8、临时事件处理办法:

        仓库在盘点期间,如果碰到必须的物料收发,比如急需的供应商送货,成品的入库及客户送货,通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天(到达下一个月份),并对入库的原料进行隔离处理(不参与盘点),对出库的成品在发货前盘点(需参与盘点),目的就是在这种紧急情况发生时,避免造成帐务的混乱和实物的不相符,保持帐务逻辑关系的顺畅。

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五、如何进行一次有效的盘点

        看到这个标题,可能有的朋友会有疑惑:“难道以前做的都是无效的盘点?”,这是不是有点危言耸听了。

        其实并不然,在大多数情况下,盘点几乎已经成为了一套例行公事的“表演”。上有领导号召认真盘点,清点库存;下有员工打着鸡血不分昼夜忙碌在仓库的每个角落,这景象的确让人很沉醉。

        但盘点的结果未必能够达到满意的效果。随意改数据,变库存的情况比比皆是。以至于大家对盘点没了信心,久而久之就变成了例行公事。

        盘点本身的确是耗时耗力的一件事情,但也非常重要;我们要倡导的是有效、科学的盘点,而非人海战术的表演式盘点。

下面为大家分享一下如何做一次有效的盘点

第一步:收集仓库物品资料

        这一步要求仓库人员与采购人员互相配合,对仓库的到货检验、入库、出库、调拨、移库移位、库存盘点等各个作业环节的数据进行数据采集,不但整理出仓库物品名称,而且要尽量使用物品名称的简化称呼。而且物品名称的明细程度要高,一般来说都有名称、规格型号、数量、颜色、价格等。

第二步:整理数据,分区分工

         一般企业仓库都有几大区域:包装用料、五金、办公用品、其它物品等应将它们分区域管理盘点。将物品名称归类、整理,制订出相应的编号、帐页号、标识卡,将常用的物品放在仓库随时能取的地方,保证仓库管理各个作业环节数据输入的效率和准确性,确保企业及时准确地掌握库存的真实数据,合理保持和控制企业库存。

第三步:现场规划

        根据仓库的空间大小,进行仓库规划,将仓库分区。充分利用空间,例如制订相应的货架,并且要考虑到仓库的最高库存量。现场规划不能忽视,虽然只是一个小小仓库规划,但如果规划得不理想,如果空间足够,那就事小,如果到整理仓库、物品入仓摆放的时候才发现空间不够,那么,不但浪费了时间还浪费了人力。

        规划时应注意几点:

1、重要、常用的物品先规划;

2、体积大的物品应先考虑数量的多少;

3、易燃、易爆、易霉的东西要严格按照安全生产管理来规划。

第四步:整理仓库

        按照已划分好的区域、货架,将已经归类的物品对号入座,应在摆放物品时盘点数量,这样有便于库存登记,而且这样可以省去再统计物品的时间。要求物品摆放整齐,名称、规格型号清晰,数量准确,最终将仓库整理一步到位。

第五步:建立台帐

        根据盘点数据,按照不同的物品名称建立仓库台帐,细心登记每天仓库物品的出入库、结存情况;并严格控制单据的出仓、入仓、领料的填写,尽量控制漏单情况出现。帐目清晰、准确与否,可以反映出企业经营状态是否可以健康地成长!试想,一盘乱透的帐,看不明白小事,但是,这盘帐会直接影响企业每个部门的运作,影响企业的持续发展经营。

        仓库的工作烦琐需要细致对待,细心管理。对仓库人员的要求高才能保证企业的正常的运作,数量的准确性,备料、购料中的及时性都直接影响到企业的生产运作。

        所以需要我们仓库人员做到“精、准、稳”的工作标准,担负好仓库主管的重任。

来源于仓储管理

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