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仓库存在的问题与改善措施

仓储管理
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    为了切实改善公司仓库的管理现状,谈谈如何加强仓库管理。 

一、仓库的常见问题:

    仓库管不好,一边是数以千计的物料、上百的供应商,诺大的仓库,一边是为数不多且工作平平的仓管员,基本不用的制度和流程。归根到底,仓库问题基本上都来自现场管理不到位, 例如:

1、不遵守先进先出原则(First In,First Out----FIFO),余料不及时上报预警,造成呆料、废料。 

2、不按库位摆放物料,或移动物料后,不及时把新库位的物料做标识,造成无法找到相关物料。 

3、仓管员不及时送单给统计员,统计员不及时录入电脑系统,结果造成电脑系统数据与实际脱节,影响电脑系统数据的准确性,最终影响到了生产计划的贯彻和执行。 

4、标识不统一、不规范,不是没有物料编码,就是物料名称不对或一个物料几个名称,以致无法追查该物料的历史状况。

5、部分仓管员责任心不够,工作态度消极,办事拖拉,库存盘点不准,以及手工单据信息不准确(主要是抄写错误,键入错误),这都是常有的事。

6、新老仓管员交接不清,没有真正的交接手续,对前任仓管员所管的物料状态不明的,干脆就封存起来不予管理,只说"找不到",造成了不应有的呆滞和浪费。 

7、款型退市,不生产物料,没有及时提报消化或转卖。 

二、仓库该如何管理:

    仓库说好管也好管,说难管也难管,首先应理清思路,弄清楚几个基本问题。

1、"物料"是什么?" "仓库"是什么?" 

    物料包罗万象,客观存在,但那只是其表现形式,其实物料就是钱,物化了的钱,而仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值,钱要通过使用或投资流动起来,才能产生价值。同样,物料为生产及销售而快速地流动起来才能创造效益。

    当然,钱会丢失,也可能被盗,同样,物料可能被浪费、被损坏及被盗窃。任何浪费、破坏和盗窃物料的行为,都是对公司、股东、对全体员工利益的侵犯! 

2、物料管理管什么?

    任何一项管理活动,都会涉及时间(T)、质量(Q)、成本(C),这三者彼此牵连,又相互制约,物料管理也概莫能外。

①T-Time时间:指物料的交期、入仓期、使用时间、仓储时间、退料时间等等。

②Q----Quality质量:指物料本身的质量、仓储质量、对有质量问题的物料的处理等等。

③C----Cost成本:指物料的价格、仓储的成本、呆滞的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的库容成本、占用资金造成的资金周转成本。

3、物料管理如何管? 

    物料管理有一定的原则。总结物料管理的十大原则,对离散型制造业具有普遍的指导意义和参考价值。

1)先进先出原则(FIFO)。

①同一状态不同入库时间的物料及产品,发放时按其入库时间的先后顺序发放;

②不同状态不同入库时间的物料及产品,其发放的顺序是:试产料——生产线退好料——重检料——厂商新来料

③不同状态同一入库时间的物料及产品,其发放顺序是:试产料——生产线退好料——重检料——特采料——允收料

2)锁定库位原则。

    某物料固定摆在某库位,实物所放库位必须要与电脑系统中的一致。库位编码就像一个人的家庭地址一样重要,没有固定库位,就无法快速地找到相关物料。 

3)专料专用原则。不得随意挪用对应订单的物料。

4)库存的ABC管理原则: 

A类物料的数量可能只占库存的10~15%,但货值可占库存价值的60~70%; 

B类物料的数量可能只占库存的20~35%,但货值可占库存价值的15~20%; 

C类物料的数量可能占库存的50~70%,但货值可能占库存价值的5~10%。 

    因此要严格控制关键的少数和次要的多数,也就是要严格控制好A、B两类物料。

5)"六不入"原则:

①有送货单而没有实物的,不能办入库手续;

②有实物而没有送货单或相关票据的,不能办入库手续(急料采购可暂代填写相关信息);

③来料与送货单数量、规格、型号不同的,不能办入库手续;

④IQC检验不通过的,且没有领导签字同意使用的,不能办入库手续;

⑤没办入库而先领用的,不能办入库手续(可以同入同出办单);

⑥送货单或发票不是原件的,不能办入库手续。

6)"五不发"原则:

①没有领料单,或领料单是无效的,不能发放物料;

②手续不符合要求的,不能发放物料; 

③质量不合格的物料,除非有领导批示同意使用,否则不能发放物料; 

④规格不对、配件不齐的物料,不能发放;

⑤未办理入库手续的物料,不能发放。 

7)一次出库原则:

    物料出库必须准确、及时及一次性完成,生产线领用物料必须要拉回自己生产线所属位置,不能再堆放在仓库的范围,以免造成混乱和差错。 

8)门禁原则:

①除仓管人员和搬运人员及车间指定取料人员因工作需要,其他人员一律不得进入仓库料区;

②严禁任何人在进出仓库时没有办手续私自携带物料;

③有来宾视察时,须在主管级以上人员陪同下方可进入仓库。

9)"日事日毕、日清日高"原则:

①每个仓管员在每日工作结束时,进行当天的相关动态账物的自我确认和核查,确保账目的平衡,找出不足、及时改进。

②每日对所管的物料库位至少巡查1~2次,确保所有物料有正确标识,该退的要放入返厂区,以免产生呆滞。

③仓管员当日的单据当日必须按时间要求传给统计员,而统计员当日的单据必须在当日录入电脑系统。

10)以旧换新原则:

 对有规定的物料,严格按照"退旧才能换新、领新必先退旧"原则办理。 

三、仓管员的工作要求:

    一般来说,仓管员每天所做的工作可以概括为:收货、发货、退货、备货;物料标识、摆放及账本(电脑系统数据)对应的整理工作;"事故物料"的上报及其管理(因未遵守交期而延迟供给物料时,就会造成停产事件,这时的物料就叫"事故物料")。

    我们常常看到,仓管员需要花费很多的时间和精力去寻找缺少的货物。我们也知道,库存信息的失准,物料就有可能提前订购或订购不及时,要么库存增加、资金占用,要么因缺货而导致订单的推迟甚至取消。

    以上这些问题,其实都与个人的责任心有关。责任心,是一种工作心态,也是一种工作作风,责任心主要取决于人员的素质及工作环境的熏陶。仓管员是仓库的管家,权力小但责任大。

    仓管员的责任心可以表现在:

1、对日常的账与物要做到确认再确认,以确保一致;

2、完成一件工作后要作(做)自我检查,以发现问题及时解决;

3、对每天的工作进行总结和反思,以提高工作质量;

4、有强烈的时间观念,凡事及时处理,不说"等一下";

5、工作主动,而不是被动等待安排;

6、对工作现场管理做到"眼到手到",按5S要求管理。 

    遗憾的是,很少仓管员能日复一日地坚持这样做。

    仓管员工作规范要求:

1、入库验收:在物料正确的前提下,入库时要把好三关:

①数量关:入库时要点清数量;

②质量关:IQC对来料质量进行检验和控制;

③单据关:单据不全不收,手续不齐不办。审核收到的单据与来料是否相符和一致,并及时送单给统计员。

2、保管:

①摆放科学:摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取

②确保质量:防锈、防尘、防潮、防压、防变质、防跌落

③确保安全:防霉变、防损、防呆滞、防报废

④帐、卡、物相符(数量、库位、状态必须与电脑系统一致)

3、盘点:相当于总结、规范物料的核销制度,严防浪费、消除呆料及坏帐。 

4、发放:根据不同的生产需求,决定具体的发料方式,目的是确保及时供应生产。 

四、改善仓库管理的几点举措:

    严明的制度、反复的培训及立竿见影的重奖与重罚机制,较好地规范了仓管员的行为,促进了仓库管理的持续改善,为电脑系统的高效运行提供了数据保障。

1、创新组织架构。成立仓库三人领导小组,成员应有生产副总、物料部部长、仓库主管组成。

    三人小组现是公司物料管理的最高权力机构,通过参加仓库每周例会、每天固定时间到仓库现场解决问题,做到"每天进步1%"、各种规章制度、岗位责任制的审定,以及仓管员、录单员绩效考评等工作改善仓库的管理。

2、合理规划仓库。仓库在地理位置上,应尽可能与生产现场相连接,减少物料的迂回运输。尽可能将仓库进出门与电梯相连,并规划出相应的运输通道,充分考虑运输路线的合理性。

    仓库内要留有必要的废次品存放区、物料暂存区、待验区、发货区等。另外要特别考虑安全因素,注意通道、照明、防水、防火、防盗等措施。仓库的办公室尽可能设置在仓库附近,缩短单据传递到录单员的时间。

3、实行配料制与领料制相结合。生产性物料采用发料制,非生产性物料采用领料制,如工程试制用料、售后配件、生产线不良品换料。

    A类物料采用发料制,C类物料采用领料制。在配料管理上,可尝试取消各车间原有的物料仓库,统一由工厂物料部直接管理、统一配送,以便仓管员合理安排工作时间,提高仓库的发料速度。

4、借助新技术。除了ERP系统必要的库位编码和物料编码外,把无线射频技术引入仓库管理,如使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行数据采集,避免人为造成单据填写、录入错误,提高工作效率。

    并使管理人员实时掌握库存货物的进、销、存状况,实现信息通透的资产管理方式,无需传统的盘点工作,减少物资的积压,加速资金周转便于指导生产。解决了人工统计易出现人为差错和信息交流不及时的传统管理模式。减少了人工统计的工作量提高作业效率,从技术手段上遏制不轨行为的发生。

①传统的仓库管理仅凭仓库管理员人脑记忆和手工录入,这种做法不但费时费力,而且容易出错,万一下游出现质量问题,要在成堆的纸质单据中查找原因和责任更是不敢想象。

②由于仓库没有使用任何仓储物流软件,所有的物料记录都是由手工来登记物料的名称、数量、规格、出入库日期等信息,手工记录工作量非常大,数据的及时性和准确性完全依赖仓库管理员的工作责任心。

③公司的客户基本采用条码系统管理物料,这就要求A公司必须在发货前根据客户的要求打印和粘贴条码标签。手工记录数据和标签打印工作不仅效率低下,存在错误隐患,而且对公司来讲是不增值的活动,并在一定程度上影响了客户关系管理。

    仓库管理的最高境界是以最低量的库存、最快速的周转,满足生产及客户不断变化的需求。一些管理先进的企业已经引入看板,成立仓库超市,建立精益物流系统,相信它将改变过去粗放式的仓库管理,极大地提升企业的核心竞争力。

    公司仓管员下班之前必须完成的《自我检测表》

1、今天是否有未完成的入库单/出库单?还有几份未完成?是否按顺序整理归类上交,并且交代清楚?

2、当天的动态盘点做了吗?

3、各种材料、工具都放置到原位了吗?垃圾清扫了吗?

4、有没有什么材料和器具需要申请?

5、门窗都关好了吗?

6、主管吩咐的事做完了吗?

7、有没有什么事情需要关照同事或上报主管?

8、今天工作中存在哪些不足?需要做哪些改进?

9、明天早上来首先要做哪些工作?今天可以提前做吗? 

来源于仓库社区

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